Quản lí thời gian không phải là tài năng thiên bẩm. Có thể bạn cần có bộ gen phi thường mới có thể hát được opera, giành chiến thắng trong trò thể thao ba môn phối hợp, hay được kí hợp đồng với các đội bóng lớn, nhưng với quản lí thời gian, bạn hoàn toàn có thể từng bước trau dồi để tiến lên bục vô địch mà không cần phải có dòng máu năng suất chảy trong huyết quản.
Quản lí thời gian thành công là vấn đề về thói quen. Và trong bài viết này, xin giới thiệu với bạn 10 thói quen tốt nhất để đạt được hiệu quả sử dụng thời gian. (Thông tin được trích từ quyển sách Quản lý thời gian for dummies).
- Bắt đầu một ngày từ sớm
Hầu hết mọi người đều làm việc hiệu quả hơn vào buổi sáng. Điều đó cũng hợp lí: Sau một giấc ngủ dài, bạn sẽ có nhiều năng lượng hơn, tỉnh táo hoạt bát hơn, và những “sự cố” trong ngày chưa kịp xuất hiện để làm phiền. Chắc chắn, nửa giờ đầu tiên trong buổi sáng giá trị hơn hai giờ cuối ngày.
Bạn không nhất thiết phải đặt chuông báo thức từ tờ mờ sáng. Chỉ cần dậy sớm hơn 1 giờ, bạn cũng có được vô khối thời gian để hoàn thành một phần lớn công việc trong ngày rồi. Thậm chí nửa giờ dậy sớm mỗi ngày cũng mang lại cho bạn thêm 182,5 giờ/năm – tức là thêm 23 ngày làm việc nữa: 365 ngày x ½ giờ / ngày làm việc 8 tiếng ≈ 22,8 ngày làm việc
Dậy sớm thực sự sẽ giúp bạn “mua” thêm được thời gian đấy.
- Lập kế hoạch cho ngày tiếp theo
Mỗi ngày, hãy dành ra một chút thời gian – có thể là cuối giờ làm việc hoặc trước khi bạn trở nên mệt mỏi rũ người vào buổi tối – để lên kế hoạch cho ngày hôm sau.
Khi bạn dành riêng thời gian cho việc lên kế hoạch, hãy thực hiện những việc sau:
- Rà soát lại những cam kết công việc trong ngày mai, bảo đảm rằng lịch trình của bạn đã được cập nhật.
- Đưa cả những công việc cá nhân vào trong lịch trình của bạn nữa.
- Bảo đảm rằng bạn không sắp lịch mâu thuẫn nhau. (Cuộc họp buổi sáng có kịp kết thúc để bạn tới chỗ nha sĩ đúng giờ hẹn không?)
- Bổ sung những công việc bạn chưa hoàn thành hôm nay vào danh sách cần làm vào ngày mai.
- Lường trước và đưa vào những kế hoạch hay sự sắp xếp hợp lí để hoàn thành được danh sách các việc cần làm ngày mai.
- Xác định các công việc ưu tiên hàng đầu – nếu trong ngày có nhiều trục trặc xảy đến, thì đâu là những việc bạn nhất thiết vẫn phải hoàn thành?
- Quan tâm đến sức khỏe bản thân
Chăm sóc tốt sức khỏe là một trong những khoản đầu tư thời gian hiệu quả nhất mà bạn có thể thực hiện. Suy cho cùng, nếu bạn phải bỏ công bỏ việc vì thường xuyên đau ốm hay sức khỏe không ổn định để làm việc cả ngày, thì năng suất của bạn sẽ suy giảm và bạn bị tụt hậu đằng sau cả trong công việc lẫn đời sống riêng.
Hãy tham khảo những việc cần làm để chăm sóc sức khỏe tốt hơn:
- Ăn uống để đạt được hiệu suất làm việc tối ưu: Không bỏ bữa, không ăn đồ không có calo, ăn những bữa nhẹ thường xuyên thay vì bữa lớn quá no,…
- Tập thể dục để nâng cao sức khỏe và sự bền bỉ: Nếu việc lập kế hoạch cho hoạt động thể chất là khó khăn, hãy đưa hoạt động này vào ngày của bạn theo từng lượng nhỏ: Hãy đỗ xe xa hơn một chút để bạn có thời gian đi bộ nhanh; dùng cầu thang bộ thay vì cầu thang máy; dành giờ nghỉ trưa để đi dạo, thực hiện những động tác vươn người, hay thậm chí là nửa giờ trong phòng tập gym.
- Giấc ngủ giúp hồi phục năng lượng: Hãy tìm hiểu để biết xem cơ thể bạn đòi hỏi thời gian nghỉ ngơi bao lâu, sau đó thiết lập lịch trình cho phù hợp với thời gian đó.
- Dành ra thời gian không-làm-gì
Những người đã quen với cuộc sống bận rộn hối hả có thể nghĩ rằng thật phi lí khi dành ra thời gian không làm-gì trong khi họ đang có quá nhiều việc đang chờ đợi, nhưng trên thực tế, chính những khung thời gian chiêm nghiệm này giúp bạn vươn duỗi các cơ bắp tư duy, giải phóng stress, và mang đến cho bạn những tri thức và hiểu biết mới mẻ. Như vậy hoàn toàn không có nghĩa là “không có gì cả” đâu.
Dưới đây là một số cách giúp bạn có được một khoảng thời gian yên tĩnh phù hợp nhất với mình:
- Ngồi ngoài nhà, ở sân sau hay công viên, và để tâm trí bạn tự do lang thang
- Đi dạo, không nhất thiết phải nhắm đích đến ở đâu cả
- Nghe nhạc không lời
- Thiền
- Đọc các tài liệu về tâm linh, tài liệu truyền cảm hứng hoặc mang tính gợi mở suy nghĩ
- Cầu nguyện – hầu hết các tôn giáo đều có truyền thống cầu nguyện hằng ngày
- Lập kế hoạch ăn uống trong tuần
Hãy chủ động lập kế hoạch cho các bữa ăn của bạn. Mỗi tuần, bạn hãy lấy giấy bút ngồi lập kế hoạch ăn uống cho bảy ngày tiếp theo, hãy xem xét lịch trình của bạn và các dịp đặc biệt phải ăn ngoài.
Kiểm tra lại các tủ bếp và tủ lạnh để xem có đủ các nguyên liệu cần thiết không, sau đó lập danh sách thực phẩm cần mua. Tới siêu thị, hãy mua sắm theo đúng kế hoạch, không bao giờ quyết định bốc đồng. Vì vậy, bạn không cần phải vội vàng tạt vào siêu thị vì trót quên mua một món đồ nào đó.
Hãy xây dựng thói quen lập kế hoạch ăn uống mỗi tuần một lần để bạn không còn phải mất thời gian ngồi nghĩ xem hôm nay ăn gì, không còn phải vội vàng chạy ra cửa hàng bán đồ ăn nhanh vì trong nhà không còn gì để nấu nướng cả.
Bạn cũng có thể áp dụng thói quen lập kế hoạch tuần cho nhiều khía cạnh khác trong cuộc sống ngoài ăn uống. Chẳng hạn, lập kế hoạch các đồ sẽ mặc mỗi ngày để có thể chuẩn bị giặt giũ, sửa chữa hoặc là ủi sẵn sàng.
- Giao việc cho người khác
Hãy xác định những gì là quan trọng nhất đối với bạn, và giao mọi việc khác cho người khác làm. Hãy xác định thứ tự ưu tiên các công việc cần làm. Sau khi đã có danh sách các đầu mục ưu tiên (bạn hãy viết danh sách này ra giấy và dán ở nơi bạn có thể thường xuyên thấy nó), bạn có thể dễ dàng xác định được đâu là những hoạt động hỗ trợ cho các ưu tiên đó và đâu là những hoạt động có thể giao phó cho người khác thực hiện.
- Nói KHÔNG thường xuyên hơn
Có lẽ bạn cũng thường nghe thấy người ta nói rằng nếu muốn hoàn thành công việc gì, hãy nhờ một người bận rộn. Đúng là những người làm việc hiệu quả nhất dường như đều có khả năng đảm đương nhiều trách nhiệm và hoạt động một lúc. Nhưng với một người quá bận rộn, những gì họ đạt được về mặt số lượng thường lại bị hạn chế về mặt chất lượng. Để đạt được sự hài lòng cao nhất từ những việc bạn làm cũng như từ những hoạt động giải trí mà bạn tham gia, bạn cần phải bảo vệ chúng, không để chúng bị các hoạt động khác lấn át.
Những yêu cầu dành cho thời gian của bạn là vô hạn. Nhưng thời gian lại là một nguồn lực hữu hạn. Hãy tìm cách xác định xem khi nào thì quỹ thời gian của bạn gần hết để có thể bảo vệ nó bằng cách nói không. Hãy quay trở lại với danh sách các ưu tiên để đánh giá xem liệu trong đó có những nhiệm vụ không liên quan hay không. Nếu có, hãy gạch bỏ hết chúng đi để có chỗ cho những điều thực sự quan trọng đối với bạn. Và khi lại có thêm một tốp người mới lên tiếng yêu cầu trưng dụng thời gian của bạn, hãy lịch sự nói, “Không, cảm ơn. Tôi đã nhiều việc lắm rồi.”
- Luôn luôn sử dụng một hệ thống quản lí thời gian
Để tiếp tục duy trì các kĩ năng quản lí thời gian, hãy áp dụng một hệ thống để quản lí thời gian của bạn. Và nhớ tuân thủ nghiêm ngặt theo nó. Khi được áp dụng thường xuyên, hệ thống đó sẽ càng dễ sử dụng hơn và mang đến những lợi ích lớn dần theo thời gian. Bạn cũng có thể học theo hệ thống phong tỏa thời gian trong chương 5 của quyển sách này.
- Đơn giản hóa cuộc sống
Những tài sản vật chất không chỉ chiếm dụng không gian trong gia đình và văn phòng, chúng còn chiếm dụng cả thời gian của bạn nữa. Hầu hết mọi người đều có quá nhiều đồ đạc.
Bạn hãy hình dung đến lượng thời gian và tiền bạc khổng lồ chúng ta bỏ ra để chứa những món đồ mà không ai buồn động đến.
Việc sở hữu và chăm sóc cho các món đồ mà chúng ta mua về đòi hỏi rất nhiều thời gian. Ví dụ một chiếc xe có thể làm bạn tốn kém cả thời gian lẫn tiền bạc: đổ xăng, bảo dưỡng, tìm nơi đỗ xe, đóng bảo hiểm. Càng sở hữu ít đồ, cuộc sống càng trở nên đơn giản hơn. Tôi không có ý khuyên bạn hãy quay trở về thời kì đồ đá hay tham gia vào một cộng đồng làng xã nào đó. Sở hữu những món đồ giúp mang lại niềm vui và hạnh phúc cho bạn cũng là một điều tốt.
Hãy quay trở lại với danh sách các việc cần ưu tiên và tìm hiểu xem tài sản vật chất của bạn có phù hợp với các mục tiêu bạn đã đề ra hay không. Hãy xác định những gì phù hợp, và loại bỏ đi phần còn lại. Giảm bớt gánh nặng vật chất sẽ khiến bạn cảm thấy thanh thản như được giải thoát khỏi áp lực vậy.
- Bắt đầu mỗi ngày mới với con số 0
Hãy để tất cả những gì của ngày hôm qua ở nơi mà chúng thuộc về: trong quá khứ. Những sai lầm, nỗi thất vọng, thiệt hại, nỗi xấu hổ, và thất bại mà bạn phải chịu đựng trong ngày hôm qua không nên ảnh hưởng tới kết quả của ngày hôm nay. Như người ta vẫn nói, quá khứ là lịch sử. Tương lai còn bí ẩn. Ngày hôm nay là một món quà. Hãy chào đón từng ngày mới với niềm hân hoan và kì vọng về một ngày tuyệt vời với nhiều thành quả tốt đẹp, sự mãn nguyện, phụng sự, và những mối quan hệ ngày càng bền vững. Hãy sử dụng thời gian của bạn để tạo ra những lợi ích lớn nhất, tốt nhất, quan trọng nhất cho bạn.
(ThaiHabooks)
